管理者の画面

管理の画面を開く

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   チャット画面の左下の、自分のメールアドレスを押し、「管理」を押します。

   

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   左のメニューから、使う画面を選びます。

   スマホなど画面がせまいときは、「メニュー」を押すとメニューが出ます。

• 「ダッシュボード」には「契約席数」「今月の対話回数」「今月のトークン消費」「アクティブユーザー」が出ます。
• 「対応が必要」には、承認待ちのエージェントや、席数の残りなどが出ます。押すと、その画面へ進みます。
• 「最近の管理操作」には、最近の操作が出ます。
• チャットへは、上の「チャット」で戻ります。

ユーザーを追加する

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   「ユーザー管理」を開き、「ユーザー追加」を押します。

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   メールアドレスを入れ、「ユーザー」か「管理者」を選びます。

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   所属する部署にチェックを付けます（あとからでも変えられます）。

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   「追加」を押します。

   

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   招待メールが送られます。リンクが表示されたときは、右のコピーのボタンでコピーして、本人に渡します。

   

• 招待のリンクは 72 時間で使えなくなります。
• 「席数」が上限のときは追加できません。使わないユーザーを削除するか、提供元に増席を相談してください。

ユーザーを管理する

ユーザーの一覧の右の「…」から操作します。

• 「所属変更」: 部署を変えます。「全部署横断（役員など・すべての部署のナレッジを参照）」も選べます。次の質問から反映されます。
• 「無効化」: ログインできなくします。「有効化」で元に戻せます。
• 「ロール変更」: 「ユーザー」と「管理者」を切り替えます。
• 「パス再設定リンク」: パスワードを忘れた人に、再設定のリンクを送ります（1 時間で使えなくなります）。メールが送れないときは、表示されたリンクをコピーして渡します。
• 「2段階認証をリセット」: スマホを替えた・なくした人に使います。その人は、次のログインで認証アプリを登録し直します。
• 「削除」: ユーザーを消します。その人の会話も消え、元に戻せません。

部署を作る

部署を作ると、資料を部署ごとに分けられます。部署が無いうちは、全員が「全社共通」の資料だけを使います。

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   「部署管理」を開き、「部署を作成」を押します。

   

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   部署名を入れて、「作成」を押します。

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   「ナレッジ」が「準備完了」になれば、その部署に資料を登録できます。

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   「ユーザー管理」の「所属変更」で、部署に人を入れます。

• 「準備中」のままのときは、「…」から「準備をやり直す」を押します。
• 「…」の「改名」で、名前を変えられます。
• 「アーカイブ」は、所属する人が 0 人の部署にだけ出ます。アーカイブした部署の資料は使われなくなります（データは消えません）。

資料を登録する

• 社内の資料は「データ学習」で登録します。

エージェントを承認する

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   「エージェント承認」を開きます。

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   「承認待ち」の行で、「参照ナレッジ × 公開対象」を確かめます。

   どの資料を使うエージェントを、だれに公開するのかが出ます。

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   よければ「承認」、だめなら「却下」を押します。

   却下の理由は、書かなくてもかまいません。

   

• 「共有中」のエージェントは、「共有解除」で共有をやめられます。
• 作った人が共有中のエージェントを編集すると、もう一度「承認待ち」になります。

AIロールを作る

チャットで選べる、答えの役割や口調（例:「営業にやさしいエンジニア」）を作ります。作ったロールは全員が選べます。

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   「AIロール」を開き、「ロールを作成」を押します。

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   「文例から選ぶ」で文例を選ぶか、自分で入れます。

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   「名前」「説明（任意）」「指示文」を入れて、「保存」を押します。

• 利用者に見えるのは「名前」と「説明」だけです。「指示文」は見えません。
• 「…」から「編集」と「アーカイブ」ができます。アーカイブしたロールは選べなくなります。

帳票様式を登録する

スキャンした紙の帳票を、エージェントで読み取るための「様式」を登録します。

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   「帳票様式」を開きます。

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   白紙の帳票があれば「白紙の様式から登録（1枚）」、無ければ「記入済みから登録（3枚以上）」を押して、スキャン（PDF か画像）を選びます。

   記入済みから作るときは、同じ様式・同じ向きのスキャンが 5 枚以上あると安定します。

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   「様式の名前」を入れます。

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   チェックを付ける欄は「選択欄を追加」を押し、項目名と選択肢（カンマ区切りで左から順に）を入れます。

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   画像の上で、選択肢が並ぶ帯を左から右へなぞります（項目名の欄は含めません）。

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   文字を書く欄は「記入欄を追加（手書き・印字の文字）」を押し、項目名を入れて、画像の上で欄を広めに囲みます。

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   「指定を確認」を押し、緑の枠が選択肢に合っているかを確かめます。

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   「保存」を押します。

• 記入欄は、文字の上下左右に余白を含めて広めに囲みます。欠けると読み取りが不正確になります。
• 裏面がある帳票は、「白紙から面を追加（1枚）」などで裏面も登録します。表と裏で 1 件として読み取ります。
• 保存したあとに「編集」で開くと、「記入済みのスキャンで試す」で試し読みができます。
• 様式をアーカイブすると、その様式を使うエージェントは読み取りができなくなります。

セキュリティ設定（2 段階認証）

会社で 2 段階認証を使っている場合

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   「セキュリティ設定」を開きます。

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   「一般ユーザーにも二要素認証を必須にする」の右のボタンを押して、切り替えます。

   

• 「必須（ON）」: 一般の利用者も、ログインのときに認証アプリの番号が要ります。次にログインするときから、認証アプリの登録を求められます。
• 「任意（OFF）」: 一般の利用者は、パスワードだけでログインします。
• 管理者は、この設定に関係なく 2 段階認証を使います。

利用状況を見る

• 「利用状況」で、ユーザーごとの利用回数とトークン量（AI が読み書きした量）を、月ごとに見られます。
• 左右の矢印で月を切り替えます。「利用回数」と「トークン量」で並べ方を変えます。
• 質問や答えの本文は出ません。

監査ログを見る

• 「監査ログ」で、ユーザーや部署の追加・変更などの、管理の操作の記録を見られます。
• 「日時」「操作」「対象」「実行者」が出ます。本文は含まれません。